Mit Inkrafttreten der DSGVO und aufgrund unserer Verarbeitung von hochsensiblen Inhalten, wie Patientendaten, Daten der Familien, Arztberichte von kranken Kindern, Mitgliederdaten, mussten wir uns innerhalb der Vorstandschaft mit dem Thema auseinandersetzen und eine langfristig geeignete Lösung finden. Um mit den rechtlichen Neuerungen und Vorgaben vertraut zu werden, haben wir uns Unterstützung durch einen Referenten des bayerischen Landesamts für Datenschutzaufsicht aus Ansbach organisiert. In einer Vorstandsitzung wurden datenschutzrechtliche Risiken ausgearbeitet und eine langfristige Strategie erarbeitet.
Ein großes Problem war aus Sicht des Referenten die Aufbewahrung der Daten durch den Vorsitzenden, der Schriftführerin und des Kassiers in den jeweiligen Privatwohnungen. Zusätzlich bestand die Problematik, dass wir bis zu diesem Zeitpunkt unsere Vorstandssitzungen nur in öffentlichen Gaststätten in Nebenzimmern abhalten konnten. Die Organisation von freien, abgetrennten Nebenräumen in den Gaststätten war bis dorthin oftmals ein Kraftakt. Es brauchte innerhalb der Vorstandschaft starke zeitliche Flexibilität, da oftmals getrennte Nebenzimmer nicht immer frei waren.
In den beiden genannten Thematiken wurde uns stark dazu geraten, dafür eine eigene Räumlichkeit, nur für berechtigte Personen, zu schaffen.
In darauffolgenden Vorstandssitzungen haben wir über das weitere Vorgehen und mögliche Lösungen beraten und besprochen. Wichtig für uns waren auch die Gespräche mit der Steuerkanzlei Tobias Bergbauer, wie wir das Problem lösen können. Das Ergebnis all dieser Gespräche war, eigene Räumlichkeiten zu schaffen. Nach ausführlichen Diskussionen wurde dann im Vorstand einstimmig beschlossen, eine eigene, geeignete Räumlichkeit zu erwerben. Anfang 2019 haben wir ein geeignetes Objekt gefunden, welche unseren Vorstellungen entsprochen hatte. In Eigenregie wurde eine Wohnung in Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Firmen komplett renoviert und nach unseren Anforderungen eingerichtet wurde.
Herzlich bedanken möchten wir uns bei den Firmen, die uns tatkräftig, finanziell und großartig unterstützt haben.
Erfreulich war, dass die Kinderkrebshilfe in der Region Oberpfalz Nord e.V. Mitte des Jahres 2018 eine Erbschaft erhielt, damit konnten mit dem Geld dieser Erbschaft diese Räumlichkeiten beschafft werden und wir mussten dafür keine Spendengelder verwendet.
Die Probleme Datenschutz und Räumlichkeiten für die Vorstandsitzungen sind bestens umgesetzt und erledigt. Der Vorstandschaft war wichtig, dass dem Verein Kinderkrebshilfe in der Region Oberpfalz Nord e.V. mit dem gekauften Räumen kein Geld verloren geht, sondern eine Investition geschaffen wurde, dessen Wert ständig steigt.
